Sam­skipta­regl­ur

Dæmi um fram­komu og hegðun sem ætti hvorki að vera leyfð né liðin í Ráðhús­inu:

– Hunsa eða baktala.
– Sýna per­sónu­lega van­v­irðingu, vera með dóna­skap, hra­kyrða eða sví­v­irða ann­an borg­ar­full­trúa.
– Spyrja spurn­inga sem eru til þess ætlaðar að hæða eða niðra per­sónu eða aðstæður ann­ars borg­ar­full­trúa.
– Vera hroka­full­ur í fram­komu, sýna fyr­ir­litn­ingu.
– Gera lítið úr skoðunum, viðhorf­um, mál­flutn­ingi eða verk­um.
– Sýna van­v­irðingu eða háð með því að rang­hvolfa aug­um, flissa, gretta sig þegar borg­ar­full­trúi flyt­ur mál sitt eða tal­ar á fund­um.
– Vera með dylgj­ur eða aðdrótt­an­ir í garð borg­ar­full­trúa.
– Ávíta eða skamma borg­ar­full­trúa vegna skoðana eða viðhorfa.
– Nota blóts­yrði um eða í garð borg­ar­full­trúa.
– Reyna að láta borg­ar­full­trúa líta illa út með því að gefa eitt­hvað í skyn sem er lík­legt að rýri traust í hans garð eða geri hann tor­tryggi­leg­an.
– Gagn­rýna með niðrandi hætti sam­skipti eða sam­vinnu borg­ar­full­trúa við aðra borg­ar­full­trúa eða stjórn­mála­flokka.
– Fram­koma á fund­um sem ekki ætti að vera leyfð:
– Vera með frammíköll/​gjamm á meðan borg­ar­full­trúi er að tala í pontu eða á fund­um.
– Að ganga úr sal sé verið að veita viðkom­andi andsvar.

Telji borg­ar­full­trúi sig verða fyr­ir ein­hverju of­an­greindu eða öðru of­beldi ætti hann að eiga þess kost að láta bóka það og óska eft­ir að það væri rætt sér­stak­lega. Sé það mat og upp­lif­un borg­ar­full­trúa að hann sé ít­rekað að verða fyr­ir of­beldi svo sem einelti eða áreitni er mik­il­vægt að hann geti lagt fram form­lega kvört­un til eineltisteym­is borg­ar­inn­ar sem myndi þá taka málið til at­hug­un­ar sam­kvæmt ákveðinni viðbragðsáætl­un. Til­lögu þessa efn­is lagði ég fyr­ir á fundi borg­ar­ráðs 28. júní síðastliðinn ásamt viðbragðsáætl­un.

Viðbragðsáætlun

Tilkynningar um einelti eða aðra óæskilega hegðun eiga að berast teyminu. Teymið kemur þá saman og fer yfir kvörtunina og boðar til sín tilkynnandann til að fá frekari upplýsingar. Gerð er verkáætlun er varðar upplýsingaöflun svo sem:

a) Hvernig vinnsluhraða málsins verði háttað.
b) Við hvern/hverja verður talað og hvenær Telji tilkynnandi að honum sé ekki vært á staðnum á meðan á rannsókn stendur skal skoða hvaða tilfærslur eða breytingar séu í boði, sem dæmi breytingar á staðsetningu aðila á vinnustaðnum.

Úrvinnsla og eftirfylgni

Aðgerðir/íhlutun taka mið af:

a) Alvarleika kvörtunarinnar.
b) Hvort um sé að ræða nýtt mál eða endurtekna hegðun Í úrvinnslu felst að boða meintan geranda á fund og upplýsa hann um tilkynninguna. Einnig boða til fundar aðra sem kunna að tengjast málinu, t.d. vitni. Ræða skal við alla þá sem talið er nauðsynlegt að ræða við til að upplýsa málið.

Álitsgerð með rökstuddri niðurstöðu

Þegar rætt hefur verið við alla hlutaðeigandi aðila leggur teymið mat á heildarmynd málsins. Aðilar þess eru upplýstir um niðurstöðuna í sitthvoru lagi með munnlegum hætti þar sem þeim er boðið að bregðast við henni. Aðilar málsins, tilkynnandi og sá (þeir) sem kvartað er yfir fá eintak af álitsgerðinni. Aðrir sem rætt er við í tengslum við málið fá tækifæri til að kynna sér álitsgerðina hjá teyminu. Ekki skal vera um frekari dreifingu að ræða.

Markmið og eftirfylgni

Eftirfylgni og eftirlit eru sett í gang samhliða úrvinnslunni. Teymi borgarinnar fylgist með málinu áfram t.d. með því að ræða reglulega við aðila. Eftirfylgni getur verið ákveðin óháð því hvort enn votti fyrir þeirri hegðun sem kvartað er yfir. Markmið úrvinnslunnar er a.m.k. fjórþætt.

a) Að upplýsa málið.
b) Stöðva þá hegðun sem kvartað er yfir.
c) Vinna að því að koma samskiptum aftur í viðunandi horf.
d) Vinna að því að tryggja að öllum líði vel á staðnum Samhliða úrvinnslu hugar teymið að hvernig megi bæta fræðslu og forvarnir. Einnig hvort forseti borgarstjórnar og formaður borgarráðs þurfi að hnykkja enn frekar á samskiptareglum. Öllum er frjálst að koma með tillögur um með hvaða hætti er hægt að betrumbæta staðarbrag enn frekar. Lagt er til að í lok hvers árs sé lögð fyrir könnun um líðan borgarfulltrúa á vinnustaðnum og niðurstöður hennar birtar opinberlega.

Vinnubrögð og málalok

Lögð er áhersla á að öll mál séu unnin af teymi borgarinnar enda sé þar reynsla og þekking til staðar. Í engum tilfellum er nauðsynlegt að kaupa utanaðkomandi þjónustu í þessum málum. Í öllum tilfellum eru mál unnin með gegnsæjum hætti. Tilkynnandi máls er sá sem „á málið“ og skal hafa fullt samráð við hann á meðan á vinnslu stendur.
Máli lýkur þegar sá sem tilkynnir staðfestir að sú hegðun sem kvartað er yfir sé hætt. Máli skal ljúka með formlegum hætti en er tekið upp að nýju ef þurfa þykir. Fylgjast þarf áfram með líðan málsaðila og aðstæðum. Einnig er liður í eftirfylgni teymisins að veita málsaðilum viðeigandi stuðning eða aðra aðstoð sem á við hverju sinni. Viðbragðsáætlun er endurskoðuð reglulega og endurbætt í samræmi við reynslu af vinnslu þeirra mála sem tilkynnt er um á staðnum. Faglegt og réttlátt vinnsluferli í eineltismálum skiptir sköpum við úrvinnslu eineltismála.

Enginn ákveður upplifun annarra

Mælikvarði á hvar mörkin í samskiptum liggja er huglægt mat einstaklings. Enginn ákveður upplifun annarra. Hvernig svo sem mál kann að líta út í byrjun skal Teymið í eineltismálum vinna út frá einni grunnhugmyndafræði og hún á að taka allar kvartanir til skoðunar með opnum hug og af hlutleysi, kanna réttmæti þeirra og forðast að draga ótímabærar ályktanir.

Tilkynningin er mál tilkynnandans

Því fylgir ábyrgð að tilkynna hegðun og framkomu með formlegum hætti. Þess vegna þarf að vanda vel til tilkynningarinnar enda hún lesin upp fyrir meintan geranda. Í henni þarf að koma fram lýsing á atviki, atburðum, atburðarrás, hver/hverjir, hvenær og hvar. Tilkynnandi á rétt á að vita nákvæmlega hvernig málsmeðferðarferlið er og vera upplýstur um gang mála. Ákveða skal, í samráði við tilkynnanda, hverja aðra hann vill láta ræða við í tengslum við málið.

Sanngjarnar leikreglur og jafnræði

Allir þeir sem rætt er við þurfa að fá að vita það fyrirfram að um er að ræða opið og gegnsætt vinnsluferli og munu aðilar máls, tilkynnandi og sá sem kvartað er yfir, sjá skráningar viðtala sem höfð eru við aðra í tengslum við málið. Með þessum hætti er það frekar tryggt að allir þeir sem rætt er við um málið vandi mál sitt, segi rétt og satt frá af heiðarleika og einlægni. Aðilar sem er rætt við fá tækifæri til að lesa yfir það sem hafa á eftir þeim í endanlegri álitsgerð um málið og þeim gefinn kostur á að breyta eða lagfæra framburð sinn.

Meintur gerandi á líka rétt: Þeir sem kvartað er yfir eiga rétt á að vita nákvæmlega hvað þeir eiga að hafa gert. Það er ábyrgð meints geranda að mæta til fundar til að ræða um kvörtun á hendur honum. Honum skal ávallt vera boðið að hafa með sér annan aðila til stuðnings og ráðgjafar. Meintur gerandi er upplýstur um efni kvörtunarinnar og honum gefinn kostur á að bregðast við, andmæla, útskýra mál sitt eða leiðrétta allt eftir eðli og atvikum málsins. Eins og tilkynnanda, býðst honum að nefna aðila sem hann óskar eftir að rætt verði við í tengslum við málið.

Lokaorð

Í ljósi nýrra persónuverndarlaga skiptir gegnsæi við úrvinnslu mála af þessu tagi miklu máli. Mikilvægt er að allir sem að málinu koma viti að framburður þeirra verður birtur í álitsgerð um niðurstöður. Gæta skal jafnræðis í hvívetna. Báðir aðilar, tilkynnandi og sá sem kvartað er yfir eiga rétt á að sjá öll gögn í málinu og röksemdafærslu fyrir niðurstöðu málsins.